Apakah kamu ingin melamar pekerjaan di suatu tempat namun tidak bisa mengirim surat-surat langsung karena perusahaan yang membuka lowongan pekerjaan hanya menerima lamaran melalui email? Lantas seperti apa cara mengirim lamaran kerja melalui email? Apa saja yang meski disiapkan?
Saat ini sudah banyak perusahaan yang hanya menerima surat lamaran kerja melalui email, di zaman serba digital sekarang ini, banyak sekali hal yang mulai dilakukan secara tanpa tatap muka langsung alias online.
Salah satunya adalah mengirim sebuah lamaran pekerjaan. Hal ini juga dipengaruhi akibat pandemi virus COVID-19 yang menyerang hampir seluruh negara-negara di dunia sehingga menyebabkan peraturan pelarangan untuk berkumpul masal dan menjaga jarak agar terhindar dari penyebaran virus ini.
Tapi, sebenenarnya cara seperti ini merupakan keuntungan untuk para pelamar pekerjaan karena tidak perlu mengeluarkan uang mereka dalam membeli amplop, fotocopy dokumen-dokumen, serta mengurangi biaya transport karena tidak perlu datang ke lokasi pelamaran.
Namun, walaupun kamu mengirim melalui email, kamu juga meski mengetahui tata cara agar email yang kamu kirim tidak terlihat asal-asalan dan formal. Seperti apa cara mengirim lamaran kerja melalui email?
Cara Mengirim Lamaran Kerja Melalui Email
Secara umum, tahapan serta langkah-langkah untuk mengirim lamaran lewat email seperti berikut:
Tahapan Persiapan
1. Mengumpulkan Berkas Persyaratan
Hal pertama yang meski kamu lakukan adalah membaca informasi persyaratan apa saja yang meski di siapkan untuk melamar pekerjaan di perusahaan tersebut. Biasanya, setiap perusahaan mencantumkan apa saja berkas-berkas yang meski disiapkan oleh pelamar sebagai persyaratan.
Namun, tidak sedikit pula perusahaan yang tidak mencantumkannya. Jika perusahaan tidak mencantumkan, kamu bisa mengumpulkan beberapa persyaratan sebagai berikut:
- Surat Lamaran Kerja
- Daftar Riwayat Hidup ( CV )
- Scan Ijazah Terakhir
- Scan Sertifikat-Sertifikat Pendukung
- Portofolio
- Scan KTP dan Pas Foto
2. Mengubah Berkas Cetak Menjadi Format .PDF
Apabila kamu telah mengumpulkan berkas-berkas diatas, langkah selanjutnya adalah mengubahnya ke dalam bentuk/format .PDF atau sejenisnya. Pastikan format berkas-berkas lamaran yang akan dikirim tetap konsisten/tidak berubah-ubah isinya apabila di buka di perangkat lain.
Jadi, alangkah baiknya supaya mencegah hal tersebut dengan mengganti formatnya ke dalam format .PDF menggunakan MS Word ataupun melalui website-website yang menawarkan jasa konverter format .DOCX/.JPG/.PNG ke format .PDF secara online.
3. Gunakan Nama Email yang Sesuai Dengan Nama Asli
Setelah semua berkas-berkas telah diconvert ke format .PDF, yang meski kamu lakukan adalah mengirimnya. Namun sebelumnya, ada satu hal penting yang meski kamu perhatikan. Yaps! Nama email yang kamu gunakan alangkah baiknya menggunakan nama asli kamu agar terllihat formal.
Misalkan nama kamu “blabla nanana” usahakan nama alamat email kamu “[email protected]” atau ”[email protected]“, jangan menggunakan nama email yang bukan menunjukan identitas asli mu seperti “[email protected]” atau “[email protected]”
Hal demikian memang terkesan kecil, tapi sebenarnya sangatlah penting. Karena biasanya, perusahaan akan melihat seberapa profesional kah pelamar yang mengirim laraman.
4. Memperhatikan Waktu Pengiriman Email
Selain hal diatas tadi, salah satu yang meski diperhatikan oleh kamu yang akan melamar pekerjaan melalui email adalah waktu pengiriman email. Kamu harus mengirimkan lamaran pada waktu yang tepat.
Umumnya, banyak yang merekomendasikan waktu pengiriman email ke perusahaan adalah jam delapan hingga jam dua siang. Namun, adapula beberapa perusahaan yang mencantumkan jadwal pengiriman lamaran tersebut. Jadi masalah pengiriman lamaran bisa disesuaikan, asal jangan di tengah malam.
Tahapan Pengiriman
5. Login Email
Langkah selanjutnya adalah masuk ke aplikasi email (Gmail, Yahoo, dll) jika menggunakan smartphone, ataupun melalui website. Lalu login dengan email yang sudah ditentukan tadi.
6. Klik Menu Tulis/Compose
Setelah login, tunggu hingga semua menu terlihat, lalu cari menu Tulis ( biasanya di bagian kiri atas ).
7. Isi Alamat Email Perusahaan yang Dilamar
Setelah muncul tampilan untuk menulis pesan baru, pada bagian penerima tuliskan alamat email perusahaan yang akan dilamar. Pastikan alamat emailnya sudah sesuai, agar lamaran mu sampai ke alamat yang benar.
8. Isi Subjek Email
Berikutnya, isikan subjek email. Subjek merupakan salah satu bagian yang penting, karena bagian ini merupakan yang pertama kali terlihat di kotak masuk email ataupun notifikasi.
Biasanya, beberapa perusahaan memiliki ketentuan tertentu untuk pengisian subjek. Namun, jika tidak ada ketentuan, kamu tetap harus mengisi kolom ini. Jangan dibiarkan kosong agar tidak terlihat email spam.
Apabila tidak ada ketentuan subjek yang dicantumkan oleh perusahaan, kamu bisa mengisinya dengan format seperti berikut ini:
Lamaran [Posisi yang dilamar] – [Nama Lengkap]
Contoh:
Lamaran Programmer – Matt Hummels
9. Tuliskan Isi Email pada Bagian Body
Langkah selanjutnya adalah mengisi kolom body/isi dari email. Bagian ini merupakan bagian inti dari lamaran yang kamu kirimkan. Jadi, sama seperti subjek, bagian ini jangan sampai kosong karena akan terlihat tidak profesional.
Jika tidak ada aturan tertentu dari perusahaan dalam penulisan body email, kamu bisa menggunakan format berikut ini:
[Salam Pembuka]
[Isi surat yang meliputi: perkenalan diri, posisi yang hendak dilamar, dari mana memperoleh informasi lowongan, dll]
[Ucapan Terima Kasih]
[Salam Penutup]
[Nama Pelamar]
Contohnya seperti berikut:
Salam Sejahtera,Perkenalkan, Saya Matt Hummels. Saya sangat tertarik dengan lowongan pekerjaan di posisi Programmer yang saya lihat pada tanggal 03 Maret 2020 di sebsite Gawelah.id.
Adapun deskripsi pekerjaan yang tertera untuk posisi Programmer sangat sesuai dengan pengalaman saya. Saya sangat antusias untuk bisa menjadi bagian dari perusahaan ini.
Berikut saya lampirkan juga Surat Lamaran, CV, Scan KTP, Ijazah, dan Sertifikat dan Pas Foto. Jika ada hal lain yang ingin diketahui lebih lanjut, mohon dapat menghubungi saya.
Atas perhatian Anda, saya ucapkan terima kasih.
Salam Hangat,
Matt Hummels
[No Telepon]
10. Lampirkan Berkas-Berkas yang Menjadi Persyaratan
Setelah selesai mengisikan kolom Penerima, Subjek, dan Body, langkah selanjutnya yang harus kamu lakukan adalah melampirkan berkas persyaratan.
Cara melampirkan berkas-berkas yang sudah kamu siapkan sebelumnya adalah sebagai berikut:
Pilih Ikon Lampiran pada bagian bawan, tunggu sampai muncul folder berkas berkas yang akan dilamar. Pilih berkas yang ingin kamu upload, kamu bisa memilihnya satu per satu atau menyeleksinya secara bersamaan.Tunggu beberapa saat untuk mengupload hingga selesai.
11. Periksa Ulang Alamat Perusahaan, Subjek, Isi, serta Persyaratan
Setelah selesai melakukan langkah-langkah di atas tadi, jangan terburu-buru untuk mengirimkan email. Periksa sekali lagi apakah alamat penerima, subjek, dan isi email sudah sesuai.
Pastikan tidak ada kesalahan penulisan kata atau ejaan, dan lihat apakah ada kata-kata yang sekiranya tidak baku/formal.
Tahapan Akhir
12. Kirim Lamaran
Setelah kamu selesai memeriksa ulang semuanya, langkah terakhir yang meski kamu lakukan adalah mengirimnya. Cara adalah dengan mengklik tombol Kirim atau Send yang berwarna biru di bagian bawah.
Lalu, tunggu hingga ada notifikasi bahwa pesan telah terkirim. Dan, lamaran yang kamu kirim telah sampai kepada alamat email perusahaan yang kamu lamar. Tinggal tunggu, hingga perusahaan merespon email kamu.
Kesimpulan
Demikianlah panduan mengirim lamaran kerja melalui email. Ada baiknya teman-teman harus menggunakan bahasa indonesia yang baik, benar dan formal.
Semoga penjelasan ini dapat bermanfaat bagi teman teman yang sedang mencari kerja. Terima Kasih.
